مدیریت هزینه در شرایط رقابتی، چرا و چگونه؟

مقدمه:



پیشرفت سریع و شگرف تکنولوژی همراه با افزایش روز افزون رقابت در بازارهای جهانی، مدیران واحدهای اقتصادی از جمله بانکها را ناگزیر به ارائه خدماتی مطلوب به مشتریان و در عین حال با كمترین بهای تمام شده نموده است. این انتظارات، الزامات بیشتری را از لحاظ تامین اطلاعات موردنیاز مدیران، برای سیستم حسابداری[1] ایجاب می كند. فراهم نمودن این اطلاعات مستلزم داشتن سیستمی کارآمد با نگاه به شرایط رقابتی و اوضاع اقتصادی، ممکن است. بسیاری از واحدهای انتفاعی، سیستم های سنتی هزینه یابی خود را با "سیستم های مدیریت هزینه"[2] جایگزین می کنند. در سیستم مدیریت هزینه، هزینه هر یک از فعالیتها، اندازه گیری شده و هزینه های بدون ارزش افزوده، مشخص و زمینه تقلیل و حذف آنها فراهم می گردد. تاکید بر سیستم مدیریت هزینه موجب می شود تا محصولات و خدماتی با کیفیت برتر و کمترین بهای تمام شده ممکن تولید و ارائه گردد، در این صورت توان رقابت واحدهای انتفاعی افزایش خواهد یافت. در مقاله حاضر سعی گردیده ضمن معرفی مزایای حسابداری مدیریت، مدیریت هزینه در شرایط رقابتی نیز بررسی گردد.



در موسسات انتفاعی انجام تولید و ارائه خدمات مستلزم صرف هزینه های ثابت و متغیر می باشد، اینکه تولید کالاها و ارائه خدمات به چه قیمتی صورت گیرد تا ضمن حفظ سهم بازار، سودی معقول نیز برای موسسه کسب گردد سوالی است که پاسخ به آن نیازمند شناخت روشهای هزینه یابی است.



بسیاری از واحدهای اقتصادی بتدریج از دیدگاه حسابـــــداری بهای تمام شده سنتی فاصله می گیرند و به ایجاد "سیستم مدیریت هزینه" تمایل نشان می دهند. هدف اصلی از ایجاد مدیریت هزینه، کاهش بهای تمام شده خدمات (هزینه های ثابت و متغیر) جهت کمک به افزایش سودآوری است. اهداف مهمی مانند سودآوری، رشد سهم بازار، خودكفایی مالــــــی، حداقل كردن بهای تمــام شده، تنوع محصولات و خدمات، افزایش كیفیت محصولات و خدمات ارائه شده و...... در موسسات انتفاعی كه به طور مكرر مورد تاکید مدیران و متخصصان مالی قرار می گیرند به نحوی با مدیریت هزینه در ارتباط می باشند. یکی از ابزارهای نوین جهت تحقق اهداف فوق سیستم محاسبه بهای تمام شده کالاها و خدمات بر مبنای "هزینه یابی مبتنی بر فعالیت" [3] است، این سیستم از طریق بازنگری اطلاعات مالی (ترازنامه ای وسود و زیانی) موسسه، شناسایی فعالیتهای اصلی، تعیین هزینه عملیاتی هریک از فعالیت ها، انتخاب عوامل ایجاد هزینه و محاسبه هزینه های عملیاتی مربوط به هر یک از موضوعات هزینه، نسبت به ارائه اطلاعات به مدیران اقدام می کند. از طرف دیگر و بر خلاف گذشته که از حسابداران به عنوان محاسبه کنندگان اعداد و ارقام یاد می کردند، امروزه عدم وجود حسابداری مدیریت در موسسات انتفاعی دور از ذهن بنظر می رسد، بطوریکه ارائه راهکارهای گوناگون جهت مدیریت کردن هزینه ها به یکی از مهمترین وظایف آنها تبدیل شده است.



اهداف مدیریت هزینه

سیستم مدیریت هزینه نوعی سیستم برنامه ریزی و كنترل است كه هدفهای زیر را دنبال می كند:



1 - اندازه گیری بهای تمام شده منابعی كه در راه انجام فعالیتهای اصلی واحد اقتصادی مورد استفاده قرار می گیرد.

2 - تشخیص و حذف اقلامی از هزینه كه ارزش افزوده ایجاد نمی كنند.

3 - تعیین كارایی و اثربخشی فعالیتهای اصلی انجام شده در واحدهای اقتصادی.

4 - تشخیص و ارزیابی فعالیتهای جدیدی كه می تواند عملكرد آینده سازمان را بهبود بخشد.



چون وظیفه مدیریت، حصول اطمینان از دستیابی به هدفهای تعیین شده است، در كوششهایی كه به منظور دستیابی به هدفهای فوق صورت می گیرد، معمولاً مدیــــران در چهار نوع فعالیت اصلی درگیر می شوند.



1- تصمیم گیری

2- برنامه ریزی

3- رهبری فعالیتهای عملیاتی

4– كنترل.



برای انجام هر یك از فعالیتهای چهارگانه، مدیریت نیازمند اطلاعات است، این اطلاعات می تواند از منابع مختلفی نظیر اقتصاددانان، متخصصان مالی، كاركنان بخش های فروش، بازاریابی، تولید، خدمات وحسابداران به دست آید.



ارائه اطلاعات فوق و مدیریت هزینه جز با برقراری یک سیستم پیشرفته حسابداری مدیریت که شامل طراحی و استفاده از روشهای مختلف حسابداری در داخل سازمان باشد، امکان پذبر نیست. حسابداری مدیریت را نمی توان مجموعه ای از قواعد ثابت به حساب آورد بلکه روشهای آن به منظور دستیابی به هدفهای سازمان از طریق بهبود و تصمیم گیری توسط مدیران و کارکنان آن است. نیاز به اطلاعات معمولاً نیروی محرکه حسابداری مدیریت محسوب می شود. اطلاعات حسابداری مدیریت برای دو منظور اصلی "تسهیل تصمیم گیری" و " اثر بر تصمیم گیری" فراهم می آید. چون در مقام مقایسه با حسابداری مالی، حسابداری مدیریت رشته ای جدید در حسابداری است و با توجه به اختلافاتی که بین موسسات اقتصادی وجود دارد، باید خود را با ویژگی ها و نیازمندیهای سازمان مربوطه تطبیق دهد.



نظر به اینکه دو عامل اصلی تغییرات تکنولوژی و رقابتهای جهانی بر عملکرد سازمانهای امروزی اثری فوق العاده دارد و چنانچه سازمانی خود را با این دو عامل هماهنگ و همراه نکند در بلندمدت از رقبا عقب خواهد ماند، توجه ای ویژه به مدیریت هزینه جهت افزایش سودآوری و باقی ماندن در صحنه رقابت ضروری بنظر می رسد. به این جهت برای اینکه سازمان ها در چنین محیط های پویایی فعالیت نمایند به سیستم حسابداری مدیریت نیازی مبرم داشته و درک مفاهیم آن نیز مستلزم شناخت سازمان و نیروهای موثر آن است.

اهداف حسابداری مدیریت

1- تامین اطلاعات موردنیاز مدیران برای تصمیم گیری و برنامه ریزی.

2- کمک به مدیران در رهبری و کنترل فعالیتهای عملیاتی.

3- انگیزش مدیران و کارکنان برای فعالیت در راستای اهداف سازمان.

4- سنجش و ارزیابی عملکرد واحدهای تابعه



اطلاعات حسابداری مدیریت غالباً از طریق وظیفه جلب توجه می کند برای مثال فرض کنید که هزینه های ثابت و متغیر ارائه خدمات به صورت دستی به نحوی چشمگیر بیش از مبلغ بودجه باشد، به عبارتی دیگر انجام خدمات از این طریق مقرون به صرفه نبوده و می بایست راههایی جدید جستجو شود. اطلاعات حسابداری مدیریت به مدیران کمک می کند که ساختار تصمیم را تعیین کنند، به این ترتیب هزینه های ارائه خدمات از دو طریق "دستی" و "رایانه ای" محاسبه و جهت اخذ تصمیم در اختیار مدیریت قرار داده می شود. این شاخه از حسابداری از یک سو گذشته نگر و از طرف دیگر آینده نگر است، اینکه محصولات و خدمات به چه هزینه ای به بازار عرضه شوند تا ضمن رقابت با رقبا، سودی معقول نیز برای موسسه کسب گردد نشان از آینده نگری این سیستم می باشد.



با توجه به اینکه بخش های خدماتی در اقتصاد فعلی کشور در حال رشد و گسترشی سریع است، به موازات آن تکنیکهای حسابداری مدیریت نیز باید با توجه به نیازهای اطلاعاتی واحدهای فعال در این بخش مورد ارزیابی مجدد قرار گرفته و با این نیازها هماهنگ شوند. تفاوت اساسی بین موسسات خدماتی و تولیدی آن است که اغلب خدمات همزمان با تولید به مصرف می رسند، به بیان دیگر نمی توان خدمات را همانند کالاها در انبار نگهداری کرد، اما بسیاری از تکنیکهایی که برای اندازه گیری بهای تمام شده و سنجش عملکرد واحدهای تولیدی ابداع شده، در بخش خدمات نیز با موفقیت بکار گرفته شده است، پس در راه توسعه روشهای حسابداری مدیریت، همواره باید نیازمندیهای واحدهای مختلف بخشهای خدماتی نیز مد نظر قرار گیرد.



سیستم های اطلاعاتی حسابداری و ارتباط آن با مدیریت هزینه



امروزه با ایجاد تحول در سیستم‌های تولید و خدمات، مدیریت با پیچیدگی و تغییراتی شدید روبرو شده بنحوی که به تنهایی نمی‌تواند نسبت به محیط خود در سازمان شناختی كافی داشته باشد. به همین دلیل ضرورت پیدا كرد كه سیستمی بوجود آید كه مدیریت را در امر شناسائی مشكل، تعیین اهداف، شناسایی دقیق مسئله، تعریف راه حلهای ممكن، ارزیابی این راه حلها، انتخاب یك راه حل بهینه، اجرا، كنترل و ارزیابی آن كمك كند. نقش حسابداری مدیریت عبارت از تهیه و ارایه اطلاعات مرتبط و سودمند برای كمك به مدیریت در برنامه‌ریزی فعالیتها، اعمال كنترل مدیریت و تصمیم گیری عقلائی در جهت تحقق اهداف سازمان است. البته صرف ارایه اطلاعات نمی‌تواند مدیریت را در انجام وظایف خود یاری كند بلكه اطلاعات ارایه شده باید دارای ویژگیهایی باشد كه مدیریت از آن در فرآیند تصمیم‌گیری استفاده کند. بنابراین سیستم اطلاعاتی حسابداری مدیریت با هدف كمك به مدیران در امر تصمیم‌گیری بوجود آمد و همگام با گسترش و پیچیده شدن سیستم تولید، و ارائه خدمات، رشد و گسترش پیدا كرده است . بدیهی است تلفیق سیستم اطلاعاتی حسابداری با اهداف و روشهای مدیریت هزینه، روندی فزاینده در جهت کاهش هزینه ها و کمک به افزایش سودآوری را در پی خواهد داشت.



نتیجه گیری:

هم اکنون بسیاری از افراد و موسساتی که ارتباطی تنگاتنگ با مشتریان داشته و خواستار کسب سودی بیشتر می باشند به این نتیجه رسیده اند که کاهش هزینه های تولید و ارائه خدمات، رابطه ای مستقیم با افزایش سودآوری دارد. یکی از راههای کاهش هزینه های فوق، گذر از سیستم حسابداری سنتی به سوی حسابداری مدرن است، آنجایی که حسابداران به عنوان متخصصین ارزش افزوده، خط دهنده اصلی سیاست های مالی بوده و از روشهایی چون حسابداری مدیریت و مدیریت نمودن هزینه ها، می توانند سهمی اساسی در افزایش سودآوری داشته باشند. از طرف دیگر امروزه مفهوم بازار محدود به یک منطقه خاص نبوده و جهانی محسوب می شود. رقابت شدید در سطح بین المللی، اغلب موسسات تولیدی و خدماتی از جمله شرکتها، بانکها و.... را وادار می سازد که محصولات و خدمات خود را با کیفیت عالی و کمترین بهای تمام شده به بازار عرضه کنند. علاوه بر این الزاماتی جدید همانند موافقتنامه "سازمان تجارت جهانی می تواند دلیلی محکم جهت استفاده از روشهای مدیریت هزینه باشد.

نویسنده : محمد روشن




منابع و مآخذ :

1- شباهنگ، رضا. حسابداری مدیریت. 1378. انتشارات سازمان حسابرسی.

2- عالى ور عزیز و رضا شباهنگ- حسابدار صنعتى (برنامه ریزى و كنترل)، 1370. سازمان حسابرسى- جلد سوم

3- رئیسی، ابراهیم. مدیریت هزینه. ماهنامه علمی آموزشی تدبیر. شماره 136، شهریور ماه 1382

4- Cooper,Robin and Robert Sokaplan- Cost Management- Avilable in www.thomson.com/estore/detail. Financial Reporting & Management.

--------------------------------------------------------------------------------



[1]. Accounting System

Cost Management System .[2]

[3]. Activity Based Costing

+ نوشته شده توسط حسابداری نویسان محلات در سه شنبه 29 خرداد1386 و ساعت 14:4 | 3 نظر

نويسنده: ابوالقاسم فخاريان


    مديريت هزينه در يك بيان ساده عبارت است از به كارگيري مطلوب و توام با كارآيي منابع سازمان در جهت ارزش آفريني براي مشتريان. اين تعريف بر اين نكته محوري تاكيد دارد كه سودآوري و رشد بنگاه از طريق خلق ارزش براي مشتريان تحقق مي يابد. منشا ثروت زايي بنگاه هاي اقتصادي و سازمان ها مشتريان هستند و تنها مشتريان رضايتمند و خشنود وفادار مي مانند و به صورت پايدار به ايجاد ثروت در سازمان ها ادامه مي دهند. رضايتمندي مشتريان نيز به آن بستگي دارد كه ما تا چه ميزان در مقايسه با رقبا محصول و خدمات ارزشمند و داراي كيفيت را با قيمت مناسب و در زمان مناسب به آنان عرضه مي كنيم.«مديريت هزينه» مفهومي است كه به ميزان زيادي تحقق هدف فوق را برآورده مي سازد. مديريت هزينه فلسفه بهبود است زيرا مي كوشد راه هاي مناسب براي تصميم گيري هايي كه متضمن ارزش آفريني براي مشتريان، همراه با كاهش هزينه هاست را بيابد.
    
    مديريت هزينه بر اين نگرش استوار است كه هزينه ها به خودي خود ايجاد نمي شوند بلكه تمام هزينه هاي توليد و يا انجام خدمات محصول و نتيجه تصميم گيري هاي مديريت است كه عمدتاً معطوف به چگونگي استفاده از منابع محدود سازمان است. نگرش مديريت هزينه نقش مهمي در جهت دادن تصميمات مديران به سوي ايجاد ارزش براي همه ذي نفع ها (سهام داران، مشتريان، كاركنان و جامعه) به عهده دارد و مي كوشد بين منافع ذي نفع هاي مختلف تلفيق مناسب و خلاقانه ايجاد كند.فلسفه و نگرش «مديريت هزينه» متشكل از مجموعه اي از ابزار و تكنيك هاست كه مي تواند به تجزيه و تحليل جامع تصميمات مديريت بپردازد و در هر مورد تصميمات مديريت را پشتيباني كند.مجموعه ابزار و تكنيك هاي «مديريت هزينه» كه به پيشبرد اهداف و برنامه هاي ياري مي رساند «سيستم مديريت هزينه» ناميده مي شود.
    
    برخي از اين تكنيك ها را مي توان به قرار زير برشمرد:
    
    -هزينه يابي بر مبناي فعاليت كه ضمن آن فعاليت هاي ارزش زا و فعاليت هاي فاقد ارزش در سازمان شناخته مي شود و برپايه اطلاعات حاصله نسبت به حذف فعاليت هاي فاقد ارزش زايي و يا تجديد مهندسي در جهت بهبود فعاليت ها و فرآيندها اقدام مي شود.
    
    -هزينه يابي هدف كه ضمن آن فرض بر اين است كه قيمت فروش محصولات ما توسط بازار تعيين مي شود. سود مورد انتظار سرمايه گذار نيز قطعي و از پيش _تعيين شده است.بنابراين سازمان بايد بكوشد قيمت تمام شده محصول از تفاضل قيمت فروش و سود مورد انتظار تجاوز نكند. در اين بررسي كوشش مي شود با مهندسي ارزش، هزينه ها را به گونه اي كاهش داد كه كيفيت نيز پابرجا بماند.
    
    -هزينه يابي بهبود مستمر (kaizen) كه ضمن آن هر ساله كاهش بهاي تمام شده توليد هدف گذاري مي شود و از مجموعه نيروهاي سازمان خواسته مي شود ابتكارات و پيشنهادات خود را براي تحقق اين هدف عرضه كنند و در جهت آن بكوشند البته از منافع حاصله برخوردار شوند.
    
    -تحليل هزينه و منافع كه به آن پرداخته شد و نهايتاً تراز سنجي (Beachmarking) كه به مفهوم مقايسه دايمي بنگاه با رقبا و تلاش در جهت پيشرو بودن و تبديل شدن به بهترين الگو در صنعت است.
    
    نكته حايز اهميت و قابل تاكيد آن كه پيشبرد مفهوم و نگرش «مديريت هزينه» مستلزم برخورداري سازمان از سيستم مناسب هزينه يابي و حسابداري صنعتي مناسب است كه متاسفانه اكثر قابل ملاحظه شركت ها و بنگاه هاي اقتصادي و همچنين دستگاه هاي دولتي ما از چنين سيستمي محروم هستند.با معرفي اجمالي مفهوم و نقش مديريت هزينه به شرح فوق، طرح سياست هاي كاهش هزينه در دستگاه هاي دولتي و شركت هاي وابسته دولت و تاكيدورزي بر صرفه جويي با نگرش سنتي مي تواند آثار منفي در برداشته باشد كه در نهايت به افزايش _قابل ملاحظه هزينه ها و هدر رفتن منابع بينجامد.
    
    
     ابوالقاسم فخاريان
    
 روزنامه سرمايه، شماره 390 به تاريخ 19/11/85، صفحه 5 (عمران و ساختمان)